Thỉnh thoảng bạn lại nhận được email mời tham gia một cuộc họp mà bạn không thực sự muốn tham dự. Dù lý do là gì, từ chối các cuộc họp cũng là một kỹ năng mà bạn sẽ thấy hữu ích cho khoảng thời gian hữu hạn của mình.Đánh giá giá trị của cuộc họp
Thử thách của bạn là lựa chọn sẽ từ chối cuộc họp nào. Thiết lập một số tiêu chí có thể khiến mọi chuyện dễ dàng hơn.
Đừng tham gia những cuộc họp vô nghĩa trong công việc
1. Cuộc họp đó có gì quan trọng, cập nhật và đáng giá? Nó có mục đích và chương trình làm việc rõ ràng không? Có thông tin cơ bản để bạn biết trước nội dung không? Có bao gồm những người thích hợp để mang đến những cuộc thảo luận ý nghĩa không?
Nếu bạn không nhìn thấy những giá trị này từ lời mời, hãy phản hồi với người tổ chức bằng một số câu hỏi mở trước khi đưa ra quyết định của bạn: “Bạn có thể cung cấp thêm một số thông tin về nội dung cuộc họp không?”; “Chúng ta đang ở giai đoạn nào của dự án này và cuộc họp này nhằm mục đích gì?”; “Cuộc họp này cần tôi tham gia như thế nào?”...
2. Cuộc họp có ích lợi gì cho vị trí công việc của bạn không? Bạn có thiếu hoặc thừa tiêu chuẩn để tác động đến kết quả cuộc họp không?
3. Kể cả khi bạn tin rằng cuộc họp sẽ có giá trị và bạn sẽ đóng góp tốt cho nó, thì vẫn cần quyết định xem cuộc họp có phải là ưu tiên của bạn ngay bây giờ hay không.
Nếu bạn không thấy cuộc họp đạt bất kỳ tiêu chí nào trong ba tiêu chí trên, thì bạn nên từ chối cuộc họp.Cách đóng góp khi không tham gia
Tất nhiên, cuộc họp đó có thể là quan trọng với một số đồng nghiệp. Và bạn vẫn muốn thể hiện là một người đóng góp tích cực, ngay cả khi không tham dự cuộc họp. Vậy hãy nghĩ đến một số phương án sau:
- Chúng ta có nên dừng cuộc họp không?
Trường hợp này là khi bạn thấy cuộc họp không đạt tiêu chí số 1 - không khả dĩ có thể mang lại kết quả. Hãy thử đề cập với người tổ chức cuộc họp về lo ngại của bạn, họ có thể bác bỏ, nhưng mặt khác, họ cũng có thể cân nhắc lại cách tổ chức hoặc hủy nó nếu nhận ra vấn đề. Nhưng hãy đề cập một cách khéo léo:
- “Đề tài này thú vị đấy, nhưng dựa trên tiến độ hiện tại thì chúng tôi chưa có đủ thông tin để đóng góp hiệu quả. Liệu có thể lùi cuộc họp này lại và để mọi người có thêm thời gian chuẩn bị không?”
- “Tôi mong muốn cuộc họp đạt được kết quả nhất định. Nhưng có vẻ như nhóm Marketing không tham gia, vậy cuộc họp sẽ không thể hiệu quả nếu không có đóng góp của họ. Tôi muốn đợi đến khi tất cả họp mặt đầy đủ để ra quyết định”.
- “Theo như thông tin trong thư mời, có vẻ như cuộc họp này là nhằm mục đích cung cấp thông tin. Vậy chúng ta có thể cập nhật qua một báo cáo thay vì triệu tập một cuộc họp không?”
Đóng góp cho cuộc họp không có nghĩa là phải có mặt
- Tôi có thể giới thiệu người khác phù hợp hơn không?
Nếu cuộc họp quan trọng nhưng nó không đạt tiêu chí số 2 vì bạn không phải là người phù hợp, hãy thử giới thiệu người khác. Hãy ‘có tâm’ một chút khi giới thiệu người phù hợp để bạn không có vẻ như là đang trốn tránh trách nhiệm. Thử đề xuất:
- “Mình rất vui vì bạn đã nghĩ đến mình khi tổ chức họp. Nhưng đây không phải lĩnh vực mình có kinh nghiệm. Ở team mình bạn A phụ trách việc này, liệu mời bạn ấy có phù hợp hơn không?”
- “Cuộc họp này để ra quyết định, nên có lẽ quản lý của mình tham gia sẽ phù hợp hơn.”
- “Cảm ơn vì lời mời tham gia cuộc họp này. Nhưng tôi chưa nghĩ là đã đến giai đoạn tôi cần phải tham gia. Nếu được thì tôi đề xuất để bạn A team tôi đại diện tham gia để ghi nhận thông tin”
- Tôi có thể gửi ý kiến đóng góp trước không?
Nếu cuộc họp không đạt tiêu chí số 3 (bạn đã thấy rằng đó là một chủ đề quan trọng và có ích cho bạn, nhưng bạn không thể sắp xếp tham gia hoặc nó không đủ ưu tiên), vậy hãy đóng góp ý kiến trước. Dành vài phút để ghi chú các ý kiến của bạn và gửi cho người chủ trì, cũng như xin lại họ bản ghi chú cuộc họp.
- Tôi có thể tham dự một phần của cuộc họp không?
Nếu chỉ một phần trong cuộc họp đáp ứng cả ba tiêu chí, bạn có thể chọn tham dự phần đó thôi. Đơn giản là bạn không thể ở lại tham dự toàn bộ cuộc họp nhưng vẫn thực sự muốn đóng góp cho nó.
Nói chung, tận dụng thời gian hiệu quả mới giúp bạn tối ưu hóa các đầu việc. Mặt khác, bạn vẫn nên phản hồi cho người tổ chức lý do bạn không thể tham gia một cách khéo léo. Bên cạnh đó, bạn vẫn có thể đóng góp để thể hiện vai trò của mình. Tính kỷ luật của bạn có thể không dễ chịu với một số người, nhưng hiệu quả công việc lâu dài đi kèm thái độ nhã nhặn sẽ khiến không ai có thể phê phán bạn.
Ảnh: Pexels
Thử thách của bạn là lựa chọn sẽ từ chối cuộc họp nào. Thiết lập một số tiêu chí có thể khiến mọi chuyện dễ dàng hơn.
Đừng tham gia những cuộc họp vô nghĩa trong công việc
1. Cuộc họp đó có gì quan trọng, cập nhật và đáng giá? Nó có mục đích và chương trình làm việc rõ ràng không? Có thông tin cơ bản để bạn biết trước nội dung không? Có bao gồm những người thích hợp để mang đến những cuộc thảo luận ý nghĩa không?
Nếu bạn không nhìn thấy những giá trị này từ lời mời, hãy phản hồi với người tổ chức bằng một số câu hỏi mở trước khi đưa ra quyết định của bạn: “Bạn có thể cung cấp thêm một số thông tin về nội dung cuộc họp không?”; “Chúng ta đang ở giai đoạn nào của dự án này và cuộc họp này nhằm mục đích gì?”; “Cuộc họp này cần tôi tham gia như thế nào?”...
2. Cuộc họp có ích lợi gì cho vị trí công việc của bạn không? Bạn có thiếu hoặc thừa tiêu chuẩn để tác động đến kết quả cuộc họp không?
3. Kể cả khi bạn tin rằng cuộc họp sẽ có giá trị và bạn sẽ đóng góp tốt cho nó, thì vẫn cần quyết định xem cuộc họp có phải là ưu tiên của bạn ngay bây giờ hay không.
Nếu bạn không thấy cuộc họp đạt bất kỳ tiêu chí nào trong ba tiêu chí trên, thì bạn nên từ chối cuộc họp.Cách đóng góp khi không tham gia
Tất nhiên, cuộc họp đó có thể là quan trọng với một số đồng nghiệp. Và bạn vẫn muốn thể hiện là một người đóng góp tích cực, ngay cả khi không tham dự cuộc họp. Vậy hãy nghĩ đến một số phương án sau:
- Chúng ta có nên dừng cuộc họp không?
Trường hợp này là khi bạn thấy cuộc họp không đạt tiêu chí số 1 - không khả dĩ có thể mang lại kết quả. Hãy thử đề cập với người tổ chức cuộc họp về lo ngại của bạn, họ có thể bác bỏ, nhưng mặt khác, họ cũng có thể cân nhắc lại cách tổ chức hoặc hủy nó nếu nhận ra vấn đề. Nhưng hãy đề cập một cách khéo léo:
- “Đề tài này thú vị đấy, nhưng dựa trên tiến độ hiện tại thì chúng tôi chưa có đủ thông tin để đóng góp hiệu quả. Liệu có thể lùi cuộc họp này lại và để mọi người có thêm thời gian chuẩn bị không?”
- “Tôi mong muốn cuộc họp đạt được kết quả nhất định. Nhưng có vẻ như nhóm Marketing không tham gia, vậy cuộc họp sẽ không thể hiệu quả nếu không có đóng góp của họ. Tôi muốn đợi đến khi tất cả họp mặt đầy đủ để ra quyết định”.
- “Theo như thông tin trong thư mời, có vẻ như cuộc họp này là nhằm mục đích cung cấp thông tin. Vậy chúng ta có thể cập nhật qua một báo cáo thay vì triệu tập một cuộc họp không?”
Đóng góp cho cuộc họp không có nghĩa là phải có mặt
- Tôi có thể giới thiệu người khác phù hợp hơn không?
Nếu cuộc họp quan trọng nhưng nó không đạt tiêu chí số 2 vì bạn không phải là người phù hợp, hãy thử giới thiệu người khác. Hãy ‘có tâm’ một chút khi giới thiệu người phù hợp để bạn không có vẻ như là đang trốn tránh trách nhiệm. Thử đề xuất:
- “Mình rất vui vì bạn đã nghĩ đến mình khi tổ chức họp. Nhưng đây không phải lĩnh vực mình có kinh nghiệm. Ở team mình bạn A phụ trách việc này, liệu mời bạn ấy có phù hợp hơn không?”
- “Cuộc họp này để ra quyết định, nên có lẽ quản lý của mình tham gia sẽ phù hợp hơn.”
- “Cảm ơn vì lời mời tham gia cuộc họp này. Nhưng tôi chưa nghĩ là đã đến giai đoạn tôi cần phải tham gia. Nếu được thì tôi đề xuất để bạn A team tôi đại diện tham gia để ghi nhận thông tin”
- Tôi có thể gửi ý kiến đóng góp trước không?
Nếu cuộc họp không đạt tiêu chí số 3 (bạn đã thấy rằng đó là một chủ đề quan trọng và có ích cho bạn, nhưng bạn không thể sắp xếp tham gia hoặc nó không đủ ưu tiên), vậy hãy đóng góp ý kiến trước. Dành vài phút để ghi chú các ý kiến của bạn và gửi cho người chủ trì, cũng như xin lại họ bản ghi chú cuộc họp.
- Tôi có thể tham dự một phần của cuộc họp không?
Nếu chỉ một phần trong cuộc họp đáp ứng cả ba tiêu chí, bạn có thể chọn tham dự phần đó thôi. Đơn giản là bạn không thể ở lại tham dự toàn bộ cuộc họp nhưng vẫn thực sự muốn đóng góp cho nó.
Nói chung, tận dụng thời gian hiệu quả mới giúp bạn tối ưu hóa các đầu việc. Mặt khác, bạn vẫn nên phản hồi cho người tổ chức lý do bạn không thể tham gia một cách khéo léo. Bên cạnh đó, bạn vẫn có thể đóng góp để thể hiện vai trò của mình. Tính kỷ luật của bạn có thể không dễ chịu với một số người, nhưng hiệu quả công việc lâu dài đi kèm thái độ nhã nhặn sẽ khiến không ai có thể phê phán bạn.
Ảnh: Pexels