Khi lập một kế hoạch tổ chức sự kiện, thông thường các event manager đều phải xây dựng thêm một kế hoạch hay danh sách dự phòng để giải quyết các trường hợp ngoài ý muốn xảy ra trong sự kiện. Hầu như không có một sự kiện nào có thể diễn ra một cách hoàn hảo từ đầu đến cuối theo đúng kế hoạch và mong muốn của người tổ chức. Sự kiện càng lớn thì các phát sinh ngoài ý muốn càng nhiều, và những người làm nghề sự kiện cần phải nắm được những sự cố có thể xảy ra là gì để đưa ra những phương án xử lý kịp thời.
Số lượng người tham gia
Một sự kiện đương nhiên không thể thiếu khán giả, và sự kiện càng có quy mô lớn thì số lượng người tham gia càng nhiều. Điều đó sẽ dẫn đến những rủi ro trong việc quản lý đám đông như kiểm soát số người đến và đi, an ninh trật tự khu vực tổ chức sự kiện.
Sự cố về trang thiết bị
Hệ thống trang thiết bị, âm thanh, ánh sáng là một trong những yếu tố vô cùng quan trọng của sự kiện, quyết định sự thành công của sự kiện. Dù là sự kiện có quy mô lớn hay nhỏ thì những sự cố về trang thiết bị vẫn là những vấn đề thường gặp. Ví dụ như việc nhân sự di chuyển nhiều trong quá trình chạy sự kiện có thể gây ra những trường hợp xô lệch vị trí đường dây điện, lỏng ổ cắm, sai lệch vị trí lắp đặt,... Vì vậy, cần phải kiểm tra thường xuyên và cẩn thận các trang thiết bị và có các biện pháp dự phòng phù hợp.
Vấn đề về y tế
Những tai nạn và chấn thương là điều không thể tránh khỏi trong một sự kiện, đặc biệt là đối với nhân sự chạy sự kiện. Điều này có thể xảy ra trong quá trình mang vác trang thiết bị, điều hướng các phương tiện trong sự kiện hay khi đối phó với những đám đông quá khích. Bên cạnh đó, số lượng khán giả quá lớn có thể dẫn đến những tình huống chen lấn, xô đẩy gây thương tích hay các bệnh khác,,, Do đó, mỗi một sự kiện cần chuẩn bị sẵn đội ngũ y tế để hỗ trợ các trường hợp trên một cách kịp thời.
Những rủi ro về thời tiết
Không ai có thể lường trước được các vấn đề về thời tiết và nó luôn là một nỗi lo đối với các nhà tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, việc lường trước các tình huống thời tiết có thể xảy ra sẽ giúp cho sự kiện không bị quá mức hỗn loạn khi thay đổi thời tiết.
An ninh trật tự trong sự kiện
Có rất nhiều trường hợp lợi dụng đông người nơi tổ chức sự kiện để thực hiện các hành vi trộm cắp, trà trộn vào khu vực hậu trường hay xảy ra xô xát, gây gổ. Đây là những việc không thể tránh khỏi, tuy nhiên các nhà quản lý sự kiện cần có biện pháp hạn chế tình trạng này, giúp cho sự kiện của mình được diễn ra một cách tốt đẹp nhất.
Trên đây là một số rủi ro thường gặp trong quá trình tổ chức sự kiện, ngoài ra còn có nhiều sự cố ngoài ý muốn khác có thể xảy ra, vì vậy đòi hỏi các event manager phải có óc tổ chức và kinh nghiệm xử lý một cách nhanh chóng và kịp thời.
Viettimes – Đơn vị tổ chức sự kiện trên 20 năm kinh nghiệm
Hotline: 0868818881
Website: viettimesmedia.com
Trụ sở chính: Toà Hồ Gươm plaza, Trần Phú, Hà Đông, Hà Nội
Số lượng người tham gia
Một sự kiện đương nhiên không thể thiếu khán giả, và sự kiện càng có quy mô lớn thì số lượng người tham gia càng nhiều. Điều đó sẽ dẫn đến những rủi ro trong việc quản lý đám đông như kiểm soát số người đến và đi, an ninh trật tự khu vực tổ chức sự kiện.
Sự cố về trang thiết bị
Hệ thống trang thiết bị, âm thanh, ánh sáng là một trong những yếu tố vô cùng quan trọng của sự kiện, quyết định sự thành công của sự kiện. Dù là sự kiện có quy mô lớn hay nhỏ thì những sự cố về trang thiết bị vẫn là những vấn đề thường gặp. Ví dụ như việc nhân sự di chuyển nhiều trong quá trình chạy sự kiện có thể gây ra những trường hợp xô lệch vị trí đường dây điện, lỏng ổ cắm, sai lệch vị trí lắp đặt,... Vì vậy, cần phải kiểm tra thường xuyên và cẩn thận các trang thiết bị và có các biện pháp dự phòng phù hợp.
Vấn đề về y tế
Những tai nạn và chấn thương là điều không thể tránh khỏi trong một sự kiện, đặc biệt là đối với nhân sự chạy sự kiện. Điều này có thể xảy ra trong quá trình mang vác trang thiết bị, điều hướng các phương tiện trong sự kiện hay khi đối phó với những đám đông quá khích. Bên cạnh đó, số lượng khán giả quá lớn có thể dẫn đến những tình huống chen lấn, xô đẩy gây thương tích hay các bệnh khác,,, Do đó, mỗi một sự kiện cần chuẩn bị sẵn đội ngũ y tế để hỗ trợ các trường hợp trên một cách kịp thời.
Những rủi ro về thời tiết
Không ai có thể lường trước được các vấn đề về thời tiết và nó luôn là một nỗi lo đối với các nhà tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, việc lường trước các tình huống thời tiết có thể xảy ra sẽ giúp cho sự kiện không bị quá mức hỗn loạn khi thay đổi thời tiết.
An ninh trật tự trong sự kiện
Có rất nhiều trường hợp lợi dụng đông người nơi tổ chức sự kiện để thực hiện các hành vi trộm cắp, trà trộn vào khu vực hậu trường hay xảy ra xô xát, gây gổ. Đây là những việc không thể tránh khỏi, tuy nhiên các nhà quản lý sự kiện cần có biện pháp hạn chế tình trạng này, giúp cho sự kiện của mình được diễn ra một cách tốt đẹp nhất.
Trên đây là một số rủi ro thường gặp trong quá trình tổ chức sự kiện, ngoài ra còn có nhiều sự cố ngoài ý muốn khác có thể xảy ra, vì vậy đòi hỏi các event manager phải có óc tổ chức và kinh nghiệm xử lý một cách nhanh chóng và kịp thời.
Viettimes – Đơn vị tổ chức sự kiện trên 20 năm kinh nghiệm
Hotline: 0868818881
Website: viettimesmedia.com
Trụ sở chính: Toà Hồ Gươm plaza, Trần Phú, Hà Đông, Hà Nội