Soạn thảo và lập hồ sơ công việc hiệu quả
Ngày nay, công tác tổ chức văn phòng và soạn thảo văn bản là những nhiệm vụ cơ bản của các cơ quan, đơn vị bộ máy nhà nước và các tổ chức kinh doanh. Việc xây dựng một quy trình tạo lập hồ sơ công việc thường gặp không ít khó khăn và tốn thời gian. Nhưng đây lại là công việc bắt buộc phải thực hiện đối với bất kỳ cơ quan, doanh nghiệp nào.
Vậy làm thế nào để tạo lập hồ sơ thật hiệu quả? Hãy cùng tìm hiểu cách thực hiện tạo lập hồ sơ qua bài viết sau đây nhé !
1. Khái niệm
Trước hết chúng ta phải hiểu được khái niệm hồ sơ là gì ? Lập hồ sơ là làm công việc gì ?
Hồ sơ là một tập hợp các văn bản có liên quan đến nhau về 1 vấn đề, về sự việc hay con người được lập nên trong quá trình theo dõi, giải quyết các vấn đề công việc có liên quan đến nhau.
Lập hồ sơ là công việc sưu tầm, tập hợp và tổng kết lại các văn bản hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc.
Như vậy, bản chất của công tác lập hồ sơ là phân loại văn bản, tích lũy thông tin để lưu trữ lại phục vụ khi cần.
2. Mục đích lập hồ sơ công việc
Nhằm mục đích nâng cao chất lượng và hiệu suất công tác của nhân viên, cán bộ. Giúp cho các cơ quan, tổ chức thực hiện công tác quản lý văn bản hồ sơ được chặt chẽ. Đồng thời, tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ hồ sơ được dễ dàng và đạt hiệu quả cao.
Các bước tiến hành lập hồ sơ
3. Các bước tiến hành lập hồ sơ
Bước 1: Mở hồ sơ
- Thời điểm thực hiện: được ghi đúng với thời gian tạo lập hồ sơ công việc . Có thể là đầu mỗi năm, đầu mỗi quý hoặc đầu mỗi nhiệm kỳ hoặc khi cần thiết.
- Số lượng của từng loại hồ sơ phụ thuộc vào tất cả những dữ liệu hồ sơ liên quan đến loại hồ sơ đó.
- Ghi đúng và rõ tên hồ sơ lên bìa hồ sơ.
- Lập, thu thập và tập hợp tất cả các tài liệu có liên quan.
- Xác định các công việc cần tiến hành lập hồ sơ như: Trong quá trình giải quyết công việc đó có phát sinh thêm những văn bản nào không ? Văn bản đó là gì ? Công việc đó đã thực hiện đến khâu cuối cùng chưa ? Kết quả như thế nào ?
Bạn phải nắm thật rõ, có như thế việc tạo lập hồ sơ mới đầy đủ và rõ ràng được.
- Xác định trách nhiệm lập các hồ sơ: lập kế hoạch và triển khai thực hiện kế hoạch, tiếp nhận và xử lý văn bản đi – đến của cơ quan tổ chức,…
- Xác định các loại tài liệu trong hồ sơ: bạn hãy căn cứ vào diễn biến công việc, quy trình giải quyết công việc và những văn bản thực tế, tài liệu có liên quan trong quá trình công việc đó.
- Cách viết tiêu đề hồ sơ: hồ sơ về việc…, tài liệu về việc…. Ngắn gọn, dễ hiểu nếu hồ sơ đó bao gồm nhiều hồ sơ nhỏ khác ta có thể ghi chú thêm ở phần phục lục bên trong hồ sơ.
Bước 2: Tiến hành lập hồ sơ
Sắp xếp văn bản trong hồ sơ: thời điểm tiến hành, kiểm tra xem đã đầy đủ các loại văn bản trong hồ sơ chưa (dựa vào trình tự giải quyết công việc), sắp xếp văn bản theo một trật tự nhất định (theo thời gian, theo trình tự giải quyết,…).
Bước 3: Biên mục hồ sơ
Nhằm mục đích phục vụ việc tra tìm và quản lý văn bản hồ sơ được dễ dàng hơn. Thực hiện các công việc như: thống kê số lượng văn bản trong hồ sơ, viết chứng từ kết thúc, mô tả các thông tin cần thiết lên bìa hồ sơ.
4. Thực tế việc lập hồ sơ công việc
Hiện nay, hầu hết các văn bản đều chưa được tiến hành lập hồ sơ hoặc chưa được sắp xếp khoa học.
Việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu chưa được nhân viên thực hiện một cách nghiêm túc. Vẫn còn một số ít cán bộ, người phụ trách tại các đơn vị, cơ quan chưa thật sự nhân thức đúng đắn về tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ công việc. Còn thói quen sử dụng văn bản rời rạc, riêng lẻ chưa sắp xếp theo hệ thống tạo lập hồ sơ. Bên cạnh đó, việc thu thập những tài liệu văn bản liên quan đến hồ sơ còn diễn ra trong thời gian dài. Chính vì vậy, gây khó khăn đòi hỏi người phụ trách nên cập nhật, bổ sung và theo dõi khi có văn bản phát sinh. Để hồ sơ được tạo lập thêm đầy đủ và càng hoàn chỉnh.
Việc tạo lập hồ sơ công việc hiệu quả sẽ giúp cho việc tra cứu những thông tin để giải quyết kịp thời, hiệu quả, nâng cao hiệu suất và chất lượng làm việc của nhân viên tại các cơ quan doanh nghiệp.
Ngày nay, công tác tổ chức văn phòng và soạn thảo văn bản là những nhiệm vụ cơ bản của các cơ quan, đơn vị bộ máy nhà nước và các tổ chức kinh doanh. Việc xây dựng một quy trình tạo lập hồ sơ công việc thường gặp không ít khó khăn và tốn thời gian. Nhưng đây lại là công việc bắt buộc phải thực hiện đối với bất kỳ cơ quan, doanh nghiệp nào.
Vậy làm thế nào để tạo lập hồ sơ thật hiệu quả? Hãy cùng tìm hiểu cách thực hiện tạo lập hồ sơ qua bài viết sau đây nhé !
1. Khái niệm
Trước hết chúng ta phải hiểu được khái niệm hồ sơ là gì ? Lập hồ sơ là làm công việc gì ?
Hồ sơ là một tập hợp các văn bản có liên quan đến nhau về 1 vấn đề, về sự việc hay con người được lập nên trong quá trình theo dõi, giải quyết các vấn đề công việc có liên quan đến nhau.
Lập hồ sơ là công việc sưu tầm, tập hợp và tổng kết lại các văn bản hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc.
Như vậy, bản chất của công tác lập hồ sơ là phân loại văn bản, tích lũy thông tin để lưu trữ lại phục vụ khi cần.
2. Mục đích lập hồ sơ công việc
Nhằm mục đích nâng cao chất lượng và hiệu suất công tác của nhân viên, cán bộ. Giúp cho các cơ quan, tổ chức thực hiện công tác quản lý văn bản hồ sơ được chặt chẽ. Đồng thời, tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ hồ sơ được dễ dàng và đạt hiệu quả cao.
Các bước tiến hành lập hồ sơ
3. Các bước tiến hành lập hồ sơ
Bước 1: Mở hồ sơ
- Thời điểm thực hiện: được ghi đúng với thời gian tạo lập hồ sơ công việc . Có thể là đầu mỗi năm, đầu mỗi quý hoặc đầu mỗi nhiệm kỳ hoặc khi cần thiết.
- Số lượng của từng loại hồ sơ phụ thuộc vào tất cả những dữ liệu hồ sơ liên quan đến loại hồ sơ đó.
- Ghi đúng và rõ tên hồ sơ lên bìa hồ sơ.
- Lập, thu thập và tập hợp tất cả các tài liệu có liên quan.
- Xác định các công việc cần tiến hành lập hồ sơ như: Trong quá trình giải quyết công việc đó có phát sinh thêm những văn bản nào không ? Văn bản đó là gì ? Công việc đó đã thực hiện đến khâu cuối cùng chưa ? Kết quả như thế nào ?
Bạn phải nắm thật rõ, có như thế việc tạo lập hồ sơ mới đầy đủ và rõ ràng được.
- Xác định trách nhiệm lập các hồ sơ: lập kế hoạch và triển khai thực hiện kế hoạch, tiếp nhận và xử lý văn bản đi – đến của cơ quan tổ chức,…
- Xác định các loại tài liệu trong hồ sơ: bạn hãy căn cứ vào diễn biến công việc, quy trình giải quyết công việc và những văn bản thực tế, tài liệu có liên quan trong quá trình công việc đó.
- Cách viết tiêu đề hồ sơ: hồ sơ về việc…, tài liệu về việc…. Ngắn gọn, dễ hiểu nếu hồ sơ đó bao gồm nhiều hồ sơ nhỏ khác ta có thể ghi chú thêm ở phần phục lục bên trong hồ sơ.
Bước 2: Tiến hành lập hồ sơ
Sắp xếp văn bản trong hồ sơ: thời điểm tiến hành, kiểm tra xem đã đầy đủ các loại văn bản trong hồ sơ chưa (dựa vào trình tự giải quyết công việc), sắp xếp văn bản theo một trật tự nhất định (theo thời gian, theo trình tự giải quyết,…).
Bước 3: Biên mục hồ sơ
Nhằm mục đích phục vụ việc tra tìm và quản lý văn bản hồ sơ được dễ dàng hơn. Thực hiện các công việc như: thống kê số lượng văn bản trong hồ sơ, viết chứng từ kết thúc, mô tả các thông tin cần thiết lên bìa hồ sơ.
4. Thực tế việc lập hồ sơ công việc
Hiện nay, hầu hết các văn bản đều chưa được tiến hành lập hồ sơ hoặc chưa được sắp xếp khoa học.
Việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu chưa được nhân viên thực hiện một cách nghiêm túc. Vẫn còn một số ít cán bộ, người phụ trách tại các đơn vị, cơ quan chưa thật sự nhân thức đúng đắn về tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ công việc. Còn thói quen sử dụng văn bản rời rạc, riêng lẻ chưa sắp xếp theo hệ thống tạo lập hồ sơ. Bên cạnh đó, việc thu thập những tài liệu văn bản liên quan đến hồ sơ còn diễn ra trong thời gian dài. Chính vì vậy, gây khó khăn đòi hỏi người phụ trách nên cập nhật, bổ sung và theo dõi khi có văn bản phát sinh. Để hồ sơ được tạo lập thêm đầy đủ và càng hoàn chỉnh.
Việc tạo lập hồ sơ công việc hiệu quả sẽ giúp cho việc tra cứu những thông tin để giải quyết kịp thời, hiệu quả, nâng cao hiệu suất và chất lượng làm việc của nhân viên tại các cơ quan doanh nghiệp.